Privacy protocol van de zelfstandig Trouwambtenaar
conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Doel van dit protocol is duidelijkheid geven over de verkrijging, het gebruik, de bewaring en de
vernietiging van persoonsgegevens van bruidsparen en hun getuigen.
Waar gesproken wordt over huwelijksvoltrekking wordt ook partnerschapsregistratie of ceremoniële
verbintenis bedoeld.
- Verkrijgen van gegevens
Persoonsgegevens en contactgegevens worden verkregen via de gemeente, het bruidspaar of via
een derde met toestemming van het bruidspaar.
- Gebruik van gegevens
Om een huwelijk te kunnen voltrekken zijn de persoonsgegevens van een bruidspaar voor verschillende doeleinden noodzakelijk:
- Bij een wettig huwelijk is de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand hoofdelijk Om die reden is het belangrijk om een identiteit te kunnen vaststellen. Hiervoor is het controleren van een identiteitsbewijs voldoende en worden geen kopieën gemaakt, gevraagd of opgeslagen.
- Als zelfstandig trouwambtenaar is het verplicht een boekhouding bij te houden. Om een factuur te kunnen sturen zijn naam en adresgegevens nodig. De boekhouding dient vijf jaar te worden bewaard.
- Om te corresponderen met het bruidspaar is het van belang email adressen en telefoonnummers op te slaan. Nadat de voltrekking is gedaan en deze is nabesproken worden deze contactgegevens vernietigd.
- Indien op verzoek van het bruidspaar ook contact gezocht wordt met familie of vrienden, worden deze gegevens na de voltrekking vernietigd of verwijderd.
- De persoonlijke informatie van het bruidspaar wordt verwerkt tot een speech. Deze speech wordt na de huwelijksvoltrekking vernietigd en de digitale versie wordt alleen geanonimiseerd Dit houdt in dat persoonsgegevens worden verwijderd alvorens deze wordt opgeslagen en aantekeningen worden vernietigd.
Conform de AVG mogen geen gegevens worden opgeslagen die niet noodzakelijk zijn. Voor de voltrekking van het huwelijk zijn slechts naamgegevens noodzakelijk. Verdere persoonsgegevens staan op de akte vermeld welke via de gemeente wordt verkregen. Deze akte wordt opgeslagen in de registers van de burgerlijke stand. Indien voor een ceremoniële verbintenis een certificaat wordt gemaakt, bepaald het bruidspaar zelf welke gegevens zij hiervoor verstrekken. Deze gegevens worden direct na de ceremonie verwijderd.
- Bewaren van gegevens
Uitsluitend gegevens die om wettelijke redenen dienen te worden bewaard, worden digitaal opgeslagen. Digitale bestanden kunnen op verschillende manieren worden benaderd. Hiervoor is een goede beveiliging van de computer, tablet en mobiele telefoon middels een virusscan en wachtwoordbeveiliging een vereiste. Dit betekent dat de virusscan altijd up-to-date dient te zijn en een wachtwoord regelmatig, minimaal jaarlijks, dient te worden gewijzigd.
- Vernietiging van gegevens
Indien gegevens op papier staan worden deze, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, vernietigd. Hiervoor wordt een papiervernietiger gebruikt. Documenten die digitaal verkregen zijn worden, zodra gebruik hiervan niet meer noodzakelijk is, gewist. Dit houdt in dat zowel bestands mappen en e-mails op de computer, tablet, telefoon of in de cloud
zorgvuldig moeten worden gecontroleerd.
- Informatie, inzage en correctie
Een bruidspaar heeft ten alle tijden recht op informatie, inzage en correctie van de gegevens die zij hebben verstrekt.
- In geval van data lek
Indien gegevens onbevoegd in handen van derden zijn gekomen, zal hiervan direct bij het constateren hiervan melding worden gemaakt bij de persoon of personen wie dit betreft en bij de autoriteit persoonsgegevens.
- Website